仕事が速くなる プロの整理術（吉越 浩一郎）、

ビジネス書その２


仕事が速くなる プロの整理術

元トリンプ日本法人社長の吉越 浩一郎（よしこし こういちろう）さんの書いた整理術本です。

1)　ドイツのコーヒー用製品メーカーのメリタで学んだ整理術
2)　その整理術のトリンプ日本法人での実用例
をメインに書かれています。

実際の写真や吉越さんの絵が入っていてわかりやすいです。
いくつか今日から利用できるワザがあったので、読んだ甲斐がありました。

1)　ドイツのコーヒー用製品メーカーのメリタで学んだ整理術

吉越さんの整理術をひとことで言うと、アナログとデジタルを融合させたものです。

「アナログ」とは、A4の紙をクリアファイルに挟んだもの。
クリアファイルは、5色を使い分け、関連書類をまとめます。
紙1枚であってもクリアファイルに挟みます。
気になった電子メールはA4用紙で印刷し、気になることを加筆します。
図解すると全員の理解が早くなります。
それをデッドラインの日付け順に並べます。
会議では、そのために新たにレジュメなどは作らず、そのA4用紙をOHPなどで映して会議を進めます。

「デジタル」とは、Gmail、Googleカレンダー、iPhone（さいすけ）によるスケジュール管理です。
GmailでのメールやGoogleカレンダーでの予定は、いつでもどこでもiPhoneで「さいすけ」を用いて見ることができます。

2)　その整理術のトリンプ日本法人での実用例

会議では、即断即決。
やり直しのデッドラインは、翌日。
日常業務は、マニュアル化とIT化の仕組み作り。
優秀な2割の人材には、ミッションとデッドラインを与える。
優秀でないボトム2割の人材は、OJTで、細かく指示。
「緊急性は低いが、重要な仕事」は、デッドラインで管理。
60%OKなら、次の一歩を進める。
完成度60%以上（美辞麗句、PowerPoint化）には、かなりの仕事量が必要　→この時間をなくし、行動に使う。
問題解決には「誰が、何を、いつまでに」を決める。
午後に2時間「がんばるタイム」を設けて、私語、電話などを厳禁にする。
Trust is good, check is better.　→任せてチェックする。
成功するまでやれば、成功する。

クリアファイルによる管理は、僕も以前から散発的にやっていたので、一元化しデッドライン順にならべるというのはすぐに取り組めそうです。
また、「論文を書く」という「緊急性は低いが、重要な仕事」がついついだらだらしてしまうのですが、うまくデッドラインを設けようと思います。

Gmailは前から利用していて、今ではすべてのメールはGmailで管理しています。
Googleカレンダーもよさそうです。
うまく利用できる方法を考えようと思います。